Ergonomia biura może podnieść efektywność pracowników nawet o jedną czwartą

Materiał powstał we współpracy z

Odpowiednie wyposażenie stanowiska pracy - fotel, biurko z regulacją wysokości i właściwie ustawiony monitor - nie jest kosztem, lecz inwestycją, która według danych przytoczonych w programie „Biznes Otwarty" może zwiększyć wydajność pracownika nawet o 25 procent. O tym, jak urządzić przestrzeń biurową i home office zgodnie z zasadami ergonomii oraz wymogami BHP, w rozmowie z Pawłem Blajerem mówił Piotr Pyrek, dyrektor oddziału warszawskiego firmy Elzap, odpowiedzialny za kluczowych klientów.

Punktem wyjścia rozmowy było pytanie, czy w pozornie banalnej czynności, jaką jest urządzenie miejsca pracy, można popełnić błąd biznesowy. Zdaniem Pyreka - tak, a jego konsekwencje są dwojakie. Źle zorganizowana przestrzeń ogranicza rozwój firmy i obniża efektywność zespołu. „Inwestycja w biuro to jest inwestycja w człowieka" - stwierdził rozmówca, wskazując, że meble ergonomiczne przekładają się bezpośrednio na wyniki przedsiębiorstwa.

Ergonomia jako ekosystem, nie pojedynczy mebel

Pyrek podkreślił, że ergonomii nie należy sprowadzać do jednego elementu. „Ergonomia to generalnie jest cały ekosystem pracy biurowej" - wyjaśnił. Choć fotel pozostaje głównym narzędziem pracy, równie istotne są regulacja wysokości biurka i monitora, oświetlenie oraz rozwiązania akustyczne w przestrzeniach komercyjnych.

Wśród podstawowych zasad rozmówca wymienił ergonomiczny, regulowany fotel spełniający obowiązujące przepisy oraz biurko z regulacją wysokości blatu. To ostatnie umożliwia tak zwaną pracę dynamiczną - naprzemienne wykonywanie zadań w pozycji siedzącej i stojącej. „Odciążamy kręgosłup" i unikamy statycznej pozycji siedzącej - zaznaczył Pyrek.

Istotną rolę odgrywa też rozmieszczenie stanowiska. Jeśli pozwala na to metraż, światło naturalne powinno padać z lewej strony. W razie jego braku pomieszczenie należy doświetlić światłem sztucznym. W dużych przestrzeniach typu open space kluczowa jest akustyka, aby rozmowy telefoniczne i wymiana zdań w zespole nie rozpraszały pozostałych pracowników.

Mierzalny wzrost wydajności

Najmocniejszą tezą rozmowy było twierdzenie o bezpośrednim związku między wyposażeniem a efektywnością. Pyrek wskazał, że badania pokazują, iż wydajność pracownika korzystającego z odpowiednich narzędzi może wzrosnąć nawet o 25 procent. Zapytany o mechanizm tego wzrostu, odpowiedział: „Jest wygodnie, jest komfortowo, jest zdrowo. Nie mamy czasu na to, żeby narzekać".

Komfort pracy przekłada się również na frekwencję. Zdaniem rozmówcy pracownik mający optymalne warunki chętniej przychodzi do biura i rzadziej szuka pretekstów do nieobecności. To czyni miejsce pracy - jak ujął Blajer - „bardziej przyjaznym".

Biurko, które wymusza ruch

W praktycznej części programu zaprezentowano biurko dwusilnikowe z elektryczną regulacją wysokości, obsługiwane sterownikiem z wyświetlaczem. Blat można podnieść do 127 centymetrów, a cztery klawisze pamięci pozwalają zapisać ustawienia dla różnych użytkowników i obu pozycji pracy. Tańsze modele mają zwykle mniejszy zakres regulacji, do około 117 centymetrów.

Pyrek zalecił naprzemienną pracę: „Co 45 minut, co godzinę powinniśmy sobie popracować na stojąco. Nawet 15 minut, pół godziny na stojąco, to naprawdę poczujemy różnicę i nie będziemy narzekać na kręgosłup". Jak dodał, praca w pozycji stojącej - mimo biurowego charakteru - pozwala spalać kalorie. Wysokość blatu należy dobrać tak, by kąt w łokciu wynosił około 90 stopni; dla pracy siedzącej optymalny poziom to około 80 centymetrów.

Rozmówca zwrócił uwagę, że tradycyjne, nieregulowane biurka mają wysokość 74-75 centymetrów. Dla wyższych użytkowników jest to zbyt nisko, a - jak ocenił - dla niższych osób bywa z kolei zbyt wysoko. Niektóre stelaże oferują programowanie czasowe, które przypomina o konieczności zmiany pozycji.

Osobny wątek dotyczył porządku na blacie. „Ergonomia mówi o tym, żeby był porządek. Po prostu" - stwierdził Pyrek. Osobiste przedmioty, notatki i dokumenty powinny mieć wyznaczone miejsce przechowywania, a nie zalegać na biurku - o czym, jego zdaniem, firmy często zapominają, nie zapewniając odpowiedniej przestrzeni.

Fotel z trzema strefami podparcia

Zaprezentowany fotel wyposażono w regulowane podparcie odcinka lędźwiowego, które - zgodnie z normami BHP - jest obowiązkowe w krzesłach biurowych. „Generalnie odciążamy kręgosłup" - wyjaśnił Pyrek, porównując rozwiązanie do stosowanego w samochodach przy długich trasach. Podparcie można precyzyjnie dopasować dzięki regulacji wysokości oparcia.

Fotel umożliwia także regulację siły odchyłu, dostosowaną do masy ciała użytkownika, co zapobiega wrażeniu „spadania z krzesła". Rozmówca zaznaczył, że odchylanie się podczas pracy jest zgodne z zasadami ergonomii i nie oznacza bierności - pozwala odpocząć bez utraty gotowości do działania.

Podłokietniki należy ustawić na wysokości blatu, zachowując w łokciu kąt 90 stopni. „Istotą jest to, żeby opierać łokcie na podłokietnikach, nie na biurku" - podkreślił Pyrek. Zagłówek, wbrew intuicji, nie służy do podpierania głowy, lecz karku - jego rolą jest odciążenie odcinka szyjnego kręgosłupa i obręczy barkowej podczas pracy koncepcyjnej.

Monitor zewnętrzny i pozycja ekranu

Rozmówcy zwrócili uwagę, że praca wyłącznie na laptopie jest niepoprawna. Przepisy wymagają, by przy pracy na laptopie zapewnić podstawkę lub zewnętrzny monitor oraz osobną klawiaturę i mysz. Ekran należy ustawić tak, by jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu lub nieco poniżej, zawsze na wprost użytkownika.

„Czy w jedną, czy w drugą stronę będziemy mocno ten kręgosłup szyjny obciążać" - wyjaśnił Pyrek, tłumacząc, dlaczego zbyt wysokie lub zbyt niskie ustawienie monitora jest szkodliwe. Choć monitory mają własne stopki z regulacją, często oferują one zbyt mały zakres i wymagają dodatkowego podniesienia ekranu.

Planowanie, audyt i rachunek kosztów

Pyrek wyjaśnił, że urządzanie większego biura powinno zaczynać się od audytu i rozmów z pracownikami. „Rozmowa z właścicielem, rozmowa z office managerem, rozmowa z pracownikami, poznanie charakterystyki całej firmy" - wyliczył. Istotne jest ustalenie liczby działów, osób oraz trybu pracy, zwłaszcza w firmach zatrudniających pracowników mobilnych, którzy pojawiają się w biurze okazjonalnie i korzystają ze stanowisk niededykowanych.

Pierwszym elementem ekosystemu pozostaje, według rozmówcy, odpowiedni fotel, do którego dobiera się resztę wyposażenia. Pyrek odradził oszczędzanie na rozwiązaniach ergonomicznych: ograniczyć można wydatki na dodatki, ale większą część budżetu należy skierować na meble. Firma deklaruje kompleksową obsługę - od audytu po montaż - przy czym każda dostawa i instalacja ma inny przebieg.

Argument ekonomiczny Pyrek przedstawił w konkretnych liczbach. W przypadku źle zorganizowanego stanowiska rozproszenie pracownika może wynosić jedną-dwie godziny dziennie, co w skali tygodnia daje nawet 10 godzin - więcej niż jeden dzień roboczy. Do tego dochodzą absencje chorobowe, niezadowolenie, odejścia oraz koszty rekrutacji i wdrożenia nowych osób. „Inwestycja w rozwiązania ergonomiczne zwraca się bardzo szybko" - ocenił.

W rozmowie pojawił się także wątek odpowiedzialności pracodawcy. Przestrzeganie norm BHP - dotyczących monitora, fotela i organizacji stanowiska - stanowi zabezpieczenie na wypadek roszczeń pracowników powołujących się na szkodliwe warunki pracy. Rozmowa, wpisana w okres planowania budżetów na kolejny rok, zamknęła się jednoznacznym wnioskiem Pyrka, że poprawa warunków pracy jest mierzalna i opłacalna - nie jako wydatek, lecz jako sposób zabezpieczenia przychodów przedsiębiorstwa.